Datenschutz im Notarbüro
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Die Vertraulichkeit und der Schutz der Privatsphäre der Mandanten haben im Notarbüro einen besonders
hohen Stellenwert. Wir möchten Sie im Folgenden darüber in Kenntnis setzen, welche personenbezogenen
Daten wir nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeiten. Der Information können Sie auch
entnehmen, welche Rechte Sie bezüglich Ihrer Daten haben.
1. VERANTWORTLICHKEIT FÜR DIE DATENVERARBEITUNG
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist:
Notare Matthias Sören Holland & Dr. Matthias Kreußlein, Prenzlauer Straße 11, 16515 Oranienburg
Telefon: 03301 801138
E-Mail: info@holland-kreusslein.de
Brandenburg
Der bestellte Datenschutzbeauftragte ist die GNotDS Gesellschaft für notariellen Datenschutz mit
beschränkter Haftung (GNotDS), Ehrensteinstraße 33, 04105 Leipzig, E-Mail: datenschutz@gnotds.de.
2. ZWECK DER DATENVERARBEITUNG
Wir verarbeiten bei der Wahrnehmung der uns gesetzlich übertragenen Aufgaben personenbezogene Daten.
Diese Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist für die angemessene Bearbeitung Ihres Anliegens
sowie zur Erfüllung von Informations- und Antragspflichten erforderlich.
3. KATEGORIEN PERSONENBEZOGENER DATEN UND RECHTSGRUNDLAGEN FÜR DEREN VERARBEITUNG
Personenbezogene Daten, die von uns verarbeitet werden, sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar
sind. Dazu zählen unter anderem:
• allgemeine Personendaten: Name, Geburtsdatum und Alter, Geschlecht, Geburtsort, Familienstand,
Anschrift, Staatsangehörigkeit, E-Mail-Adresse, Telefonnummer etc.;
• Kennnummern: Personalausweis- und Passnummer, Steueridentifikationsnummer, Führerschein, Kfz-
Kennzeichen etc.;
• Bankdaten: Kreditinstitut, Bankverbindung, Kreditinformationen etc.;
• Vermögensverhältnisse: Immobilieneigentum, sonstige Rechte an Grundstücken,
Gesellschaftsbeteiligungen, Versicherungen, Einkommen, Renteninformationen, sonstiges
bewegliches Vermögen etc.
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c) und e) DSGVO,
§ 5 Abs. 1 BbgDSG i.V.m. dem notariellen Berufsrecht (insbesondere BNotO, BeurkG und DONot).
Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO erlaubt die Datenverarbeitung, wenn diese zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
des Verantwortlichen erforderlich ist. Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO gestattet die Datenverarbeitung zur
Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse und die Verarbeitung in Ausübung öffentlicher Gewalt.
Darüber hinaus können für ein ordnungsgemäßes Verfahren nach dem BeurkG besondere Kategorien von
personenbezogenen Daten verarbeitet werden, z.B. Angaben zu Behinderungen (Seh-, Hör-,
Schreibbehinderungen), sexueller Orientierung und Gesundheitsdaten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
dieser besonderen Kategorien von Daten ist Art. 9 Abs. 2 lit. g) DSGVO, § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. d) BDSG i.V.m.
§§ 11, 17, 22 ff., 28 BeurkG.
Weiterhin erheben wir auch bei öffentlich zugänglichen Quellen personenbezogene Daten, z.B.
Grundstücksdaten vom Grundbuchamt und Registerdaten vom Handelsregister. Ferner erheben wir Daten aus
sonstigen Quellen z.B. bei Gläubigern. Dies geschieht jedoch nur auf Grund vorheriger Veranlassung durch Sie
und zur Bearbeitung Ihres konkreten Anliegens bzw. zur Erfüllung von gesetzlichen Pflichten.
Datenschutz im Notarbüro Stand: November 2020
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4. EMPFÄNGER IHRER DATEN
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn dies gesetzlich erlaubt und
erforderlich ist oder Sie hierin eingewilligt haben.
Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können vor allem sein: das Grundbuchamt, das Handelsregister,
das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister, das Finanzamt, die Ländernotarkasse, die
zuständige Notarkammer, die Dienstaufsicht, andere Notare, Kreditinstitute und sonstige private Dritte. Die
Übermittlung an private Dritte geschieht nur zur Erfüllung Ihres konkreten Anliegens und nur auf Ihre
Veranlassung. Die Übermittlung an die Ländernotarkasse erfolgt nur im Rahmen der Kostenprüfung. Über die
Verarbeitung dieser Daten wird auf www.laendernotarkasse.de in der Datenschutzerklärung „Prüfung des
Kosten- und Abgabewesens“ informiert.
Weiterhin erfolgt die Übermittlung von Daten an weitere berechtigte Empfänger. Dazu gehören insbesondere
von uns eingesetzte Dienstleister, wenn diese als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO beauftragt werden.
Auftragsverarbeiter in diesem Sinne sind z.B. der IT-Systembetreuer, die Notarsoftwareanbieter, die
Finanzbuchhaltung.
5. SPEICHERUNG IHRER DATEN
Wir bewahren Ihre Daten entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf. Die
Aufbewahrungsfristen richten sich primär nach der DONot sowie der AO und sind von dem
Verarbeitungszweck abhängig. So beträgt z.B. die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege zehn Jahre ab
Empfang bzw. Versand der Korrespondenz und Erfassung in der Finanzbuchhaltung, (§ 257 HGB i.V.m.
§ 147 AO) oder 100 Jahre bei einem Vermerk über Verfügungen von Todes wegen gemäß § 20 Abs. 1 DONot.
6. IHRE RECHTE
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
• Auskunft über Sie betreffende personenbezogene Daten (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung Sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO);
• Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO);
• Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 21 DSGVO).
Die vorstehenden Rechte gelten nur insoweit, als das diesen nicht die notarielle
Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß § 18 BNotO entgegensteht. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf
der Basis von gesetzlichen Regelungen.
Nur in Ausnahmefällen benötigen wir Ihre Einwilligung. In diesen Fällen haben Sie zusätzlich das Recht, die
Einwilligung für die zukünftige Verarbeitung zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die bisherige
Rechtmäßigkeit der Verarbeitung wird durch diesen Widerruf nicht berührt.
Sie haben ferner das Recht, sich an eine Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu wenden, wenn Sie der
Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Die Anschrift
der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet: Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht
auf Akteneinsicht, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow.
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Ihr Notarbüro